Auskunftsanfragen

Erstellen, verwalten und dokumentieren Sie innerhalb der Funktionalität Auskunftsanfragen Anfragen von betroffenen Personen.

Übersicht der Auskunftsanfragen

1. Erstellen- und Filter-Schaltfläche – Durch Klick auf Erstellen können Sie eine neue Auskunftsanfrage erstellen und durch Klick auf Filter können Sie die Einträge der Liste Auskunftsanfragen filtern. Auskunftsanfragen mit dem Status Auskunft erteilt werden ohne weitere Filterung ausgeblendet, um den Fokus auf die fälligen Auskunftsanfragen zu legen.
2. Liste der Auskunftsanfragen – Die Liste zeigt alle bereits erstellen Auskunftsanfragen an. Durch Klick auf eine Auskunftsanfrage gelangen Sie zu der Detailansicht der jeweiligen Auskunftsanfrage.
3. Seiteneinstellungen – In diesem Bereich können Sie die Anzahl der angezeigten Auskunftsanfragen ändern. Werden nicht alle Auskunftsanfragen auf einer Seite angezeigt, können Sie hier zwischen mehreren Seiten blättern.

Detailansicht einer Auskunftsanfrage

1. Hier wird der Anfragetext angezeigt.
2. Hier können Sie die Daten der betroffenen Person ansehen und die Anfrage durch Klick auf die Schaltfläche E-Mail schreiben mit Ihrer E-Mail-Applikation beantworten.
3. Hier werden die angegebenen Personengruppen angezeigt, die der anfragenden Person zugeordnet wurden.
4. Durch Klick auf die entsprechenden Schaltflächen können Sie die Anfrage kommentieren oder die Kommentare anzeigen lassen. Durch Klick auf Verarbeitungen sehen Sie alle Verarbeitungen, welche bei den angegebenen Personengruppen durchgeführt werden. Dadurch erhalten Sie sofort einen Überblick, welche Daten von der anfragenden Person verarbeitet werden.
5. In diesem Bereich wird das Eingangsdatum sowie die Fälligkeit der Beantwortung angezeigt. Auskunftsanfragen sind hier einen Monat nach Eingang der Anfrage fällig. Sie können weiterhin den Status der Auskunftsanfrage ändern sowie die Anfrage durch Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten bearbeiten. Hier können Sie auch eine mögliche Fristverlängerung eintragen.

Auskunftsanfrage erstellen

Sie können eine neue Auskunftsanfrage erstellen, indem Sie auf der Übersichtsseite der Auskunftsanfragen die Schaltfläche Erstellen verwenden, die sich rechts oben im Inhaltsbereich befindet.

Nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie die Auskunftsanfrage über die Schaltfläche Speichern erstellen. Ein Abbruch des Prozesses ist über die Schaltfläche Abbrechen möglich.

Formularfelder einer Auskunftsanfrage

In diesem Abschnitt werden die Formularfelder einer Auskunftsanfrage erläutert.

Anfragetext: Hier können Sie den Anfragetext der Anfrage eintragen. Dadurch weiß die bearbeitende Person sofort, welche Auskünfte für die Beantwortung der Anfrage notwendig sind.

Informationen über den Anfragenden: Hier können Sie den Namen, die Anschrift und die Kontaktdaten der anfragenden Person eintragen.

Erhebung durch Dritte: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn die personenbezogenen Daten durch Dritte erhoben worden sind. In diesem Fall ist nach Art. 15 Abs. 1 lit. g DSGVO auch eine Auskunft über die Herkunft der Daten notwendig.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung stattfindet. Die betroffende Person ist in diesem Fall über das Bestehen nach Art. 15 Abs. 1 lit. h DSGVO zu informieren.

Soll eine Fristverlängerung vorgenommen werden: Falls Sie die Auskunftsanfrage nicht innerhalb eines Monats beantworten können, können Sie hier eine Fristverlängerung eintragen. In diesem Fall ist auch der Grund der Fristverlängerung anzugeben.

hinweis

Die betroffene Person ist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb eines Monats über die Fristverlängerung und ihrer Gründe zu informieren.

Status: Tragen Sie hier den Status der Anfrage ein. Sie haben die Möglichkeit zwischen Eingegangen, In Bearbeitung und Auskunfts erteilt zu wählen.

Personengruppen: Tragen Sie hier die Personengruppen an, die der anfragenden Person zugeordnet werden können. Dadurch werden in der Detailansicht der Anfrage alle Verarbeitungen angezeigt, bei denen personenbezogene Daten der anfragenden Person verarbeitet werden. Dies ermöglicht Ihnen eine effiziente Beantwortung der Anfrage.

Datum der Anfrage: Tragen Sie hier das Eingangsdatum der Anfrage ein. Das Datum wird für die automatischen Fristberechnung verwendet und ist für die gesetzliche Beantwortungsfrist relevant.

Elektronische Anfrage: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn es sich im eine elektronische Anfrage handelt (z.B. E-Mail, Kundenkonto usw.). In diesem Fall muss die Anfrage ggf. auch auf elektronischem Wege beantwortet werden, sofern die anfragende Person nichts weiteres angibt.