Regelmäßige Aufgaben (PDCA)

Die Funktionalität regelmäßige Aufgaben hilft bei der Organisation und Umsetzung von Datenschutzmanagement-Prozessen. "PDCA" steht hier für "Plan-Do-Check-Act" und beschreibt einen Zyklus zur Steuerung von Managementaufgaben.

Übersicht der regelmäßigen Aufgaben

1. Erstellen-Schaltfläche – Durch die Schaltfläche Erstellen können Sie eine neue regelmäßige Aufgabe erstellen.
2. Liste der regelmäßigen Aufgaben – Die Liste zeigt Ihnen alle bereits erstellen regelmäßigen Aufgaben an. Durch Klick auf eine regelmäßige Aufgabe können Sie die regelmäßige Aufgabe bearbeiten.
3. Seiteneinstellungen – In diesem Bereich können Sie die Anzahl der angezeigten regelmäßigen Aufgaben einstellen. Werden nicht alle regelmäßigen Aufgaben auf einer Seite angezeigt, können Sie dort zwischen mehreren Seiten blättern.

Was sind regelmäßige Aufgaben?

Mit regelmäßige Aufgaben können Sie Datenschutzmanagement-Prozesse vereinfachen, indem Sie durch automatisch erstellte Aufgaben an die Managementaufgaben erinnert werden. Eine regelmäßige Aufgabe erstellt in einem festgelegten Zeitraum und nach festgelegtem Wiederholungszyklus automatisch Aufgaben, welche im Aufgabenbereich von audito zu sehen sind. Das Erstellen von regelmäßige Aufgaben eignet sich somit für alle Managementprozesse, welche in einem festen Zyklus erfolgen, wie beispielsweise die Überprüfung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.

Regelmäßige Aufgaben erstellen

Sie können eine regelmäßige Aufgabe erstellen, indem Sie auf der Übersichtsseite auf die Schaltfläche Erstellen klicken. Dadurch öffnet sich die Seitenleiste Regelmäßige Aufgabe erstellen im rechten Bereich des Bildschirms.

Nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie die Aufgabe durch die Schaltfläche Speichern erstellen. Ein Abbruch des Prozesses ist über die Schaltfläche Abbrechen möglich.

Formularfelder einer regelmäßigen Aufgabe

In diesem Abschnitt werden die Formularfelder einer regelmäßigen Aufgabe erläutert. Die in den Formularfeldern gemachten Angaben werden in die daraus generierten Aufgaben übernommen.

Titel: Hier können Sie den Titel für die regelmäßige Aufgabe angeben. Jede regelmäßige Aufgabe muss einen Titel besitzen.

Aufgabenbeschreibung: In diesem Feld können Sie eine Beschreibung der regelmäßigen Aufgabe angeben.

Die Wiederholung endet nie: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn die regelmäßige Aufgabe für einen unbegrenzten Zeitraum Aufgaben generieren soll.

Wiederholen ab: Wählen Sie das Datum aus, ab dem die regelmäßige Aufgabe aktiv sein soll.

Wiederholen bis: Nur sichtbar, falls Die Wiederholung endet nie abgewählt ist. Wählen Sie das Datum, ab dem die regelmäßige Aufgabe inaktiv sein soll.

Alle (Zahl) (Zeitraum) wiederholen Wählen Sie hier den Zyklus aus, nach dem Aufgaben generiert werden sollen. Zum Beispiel: Alle 14 Tage, Alle 1 Jahre, usw.

Zugewiesene Person: Hier können Sie die regelmäßige Aufgabe einer Person zuweisen.

Gruppe: Jede regelmäßige Aufgabe muss einer Aufgabengruppe zugeordnet werden. Private Aufgaben sind nur für Sie sichtbar und können keinen anderen Personen zugewiesen werden. Alle anderen Aufgabengruppen sind für alle Benutzer der Organisation sichtbar und können anderen Personen zugewiesen werden. Weite Informationen zu Aufgabengruppen finden Sie hier.

Unteraufgaben: Um eine regelmäßige Aufgabe in mehrere Arbeitsschritte einzuteilen, können Sie Unteraufgaben erstellen. Unteraufgaben können seperat als erledigt markiert werden und der Bearbeitungsfortschritt der Aufgabe wird in der Übersicht angezeigt.

Fälligkeitsdatum: Falls Sie die Aufgabe terminieren möchten, können Sie ein Fälligkeitsdatum eintragen.

Aktive und inaktive regelmäßige Aufgaben

In der Übersicht können aktive und inaktive regelmäßige Aufgaben durch das Kästchen der Spalte Aktiv erkannt werden. Eine inaktive regelmäßige Aufgabe ist pausiert und generiert keine Aufgaben.

Sie können eine regelmäßige Aufgabe wie folgt auf inaktiv stellen:

• Klicken Sie in der Liste der regelmäßigen Aufgaben auf die jeweilige Aufgabe. Es öffnet sich die Seitenleiste Regelmäßige Aufgabe bearbeiten im rechten Bereich des Bildschirms.
• Wählen Sie das Kästchen Die regelmäßige Aufgabe ist aktiv und generiert Aufgaben ab.

Vorlagen verwenden

Zum Erstellen von regelmäßigen Aufgaben können Sie auch unsere Vorlagen verwenden. Dafür haben wir einige Datenschutzmanagement-Prozesse als Vorlage hinterlegt.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
• Klicken Sie auf die Schalfläche Aus Vorlagen auswählen.
• Wählen Sie eine passende Vorlage aus. Es öffnet sich die Seitenleiste Regelmäßige Aufgabe erstellen und die Formularfelder sind mit den Angaben der Vorlage befüllt.
• Passen Sie die Formularfelder nach Ihren Bedürfnissen an.
• Durch Klick auf die Schaltfläche Speichern erstellen Sie die regelmäßige Aufgabe.