Dokumente

In der Dokumentenablage können Sie Dokumente hochladen und hochgeladene Dokumente verwalten.

Übersicht der Dokumentenablage

1. Suche – Mit diesem Textfeld können Sie nach Dokumenten suchen. Es werden nur Dokumente des derzeit ausgewählten Ordners angezeigt.
2. Hochladen-Schaltfläche – Mit Hilfe der Hochladen-Schaltfläche können Sie neue Dokumente hochladen.
3. Ordner – In diesem Bereich werden die Ordner angezeigt. Der derzeitig ausgewählte Ordner ist farblich markiert.
4. Dateienfeld – In diesem Bereich werden Dokumente angezeigt, die sich in dem ausgewählten Ordner befinden.

Dokumente hochladen

Sie können Dokumente hochladen, indem Sie

• auf die Schaltfläche Hochladen klicken;
• das Dokument von Ihrem PC aus auf das Dateienfeld ziehen;
• Dokumente in anderen Bereichen hochladen (Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten auf dieser Seite).

Hochgeladene Dokumente werden revisionssicher mit Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Versionshistorie gespeichert, sofern Sie das Dokument nicht löschen.

Dokumente löschen

Sie können Dokumente löschen, indem Sie das Dokument im Dateienfeld auswählen und auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Neue Version hochladen

Sie können eine neue Version eines Dokuments hochladen, indem Sie das Dokument im Dateienfeld auswählen und auf die Schaltfläche Neue Version hochladen klicken. Die alte Version des Dokuments bleibt revisionssicher gespeichert.

Vorschau

Gänge Bildformate und PDF-Dateien können durch Auswählen des Dokuments im Dateienfeld dargestellt werden. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Dokumenten, die in der Vorschau gemacht werden, nicht gespeichert werden.

Ordner

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, können Sie Ihre hochgeladenen Dokumente in verschiedene Ordner verschieben. Die Ordner sind voreingestellt und können nicht verändert werden.

Ordnerinhalt anzeigen

Sie können durch Klick auf den jeweiligen Ordner den Ordnerinhalt anzeigen lassen. Dieser wird im Dateienfeld dargestellt.

Dokumente verschieben

Alle hochgeladenen Dokumente werden zunächst im Ordner Sonstige gespeichert.

Von dort aus können Sie das Dokument in andere Ordner verschieben, indem Sie es mittels der Schaltfläche links neben dem Dokumentennamen aus dem Dateienfeld in den entsprechenden Ordner ziehen.

Dokumente aus anderen Funktionlitäten hochladen

Sie können Dokumente auch aus anderen Funktionalitäten heraus hochladen, in dem Sie dort auf die Schaltfläche Datei anhängen klicken. Die Funktionalitäten, bei denen Sie Dokumente hochladen und anhängen können, sind:

• Verarbeitungen
• Verarbeitungen im Auftrag
• Partner / Dienstleister
• Datenschutzvorfälle

Dokumente verknüpfen

Sie können Dokumente direkt mit Verarbeitungen, Verarbeitungen im Auftrag, Partner / Dienstleister oder Datenschutzvorfällen verknüpfen. Klicken Sie dafür in der jeweiligen Funktionalität auf die Schältfläche Datei anhängen und wählen Sie das entsprechende Dokument aus.